Das Personenstandsarchiv Hessen bewahrt die Zweitbücher – auch Nebenregister genannt – der Geburten-, Heirats- und Sterberegister für das gesamte Bundesland in einer Außenstelle des Staatsarchivs Marburg in Neustadt (Hessen) auf. Nach Ablauf der sogenannten Fortführungsfristen von 110 Jahren bei Geburten, 80 Jahren bei Heiraten und 30 Jahren bei Sterbefällen, können die Bücher von den Standesamtsaufsichten an das Archiv abgegeben werden. Die Überlieferung reicht für die ehemals preußischen Gebiete bis in das Jahr 1874 zurück, für Hessen-Darmstadt setzt sie dann 1876 ein. Damit werden die Nebenregister an einem Ort aufbewahrt, während die Erstregister in den jeweiligen Kommunen archiviert werden. Im Personenstandsarchiv sind somit ortsübergreifende genealogische Recherchen komfortabel möglich.
Sehr früh hat das Personenstandsarchiv seinen Service dadurch weiter verbessert, dass ab 2011 in einem großangelegten Projekt die Nebenregister bis zu den Stichjahren 1900 (Geburten), 1930 (Heiraten) und 1980 (Sterbefälle) digitalisiert und anschließend online zur Verfügung gestellt wurden. Diese Digitalisierung war und ist ein großer Gewinn für die Familienforschung, da nun der Zugriff aus ganz Deutschland und darüber hinaus auf die Unterlagen möglich ist.
Allerdings befinden sich auch in den alten Registern noch Einträge, die vor der Einsichtnahme geschützt werden müssen, etwa die Daten von Kindern in den Heiratsregistern oder von Eltern früh verstorbener Kinder in den Sterberegistern. Hierfür gibt es im Hessischen Archivgesetz Schutzfristen, die sich auf 10 Jahre nach dem Tod oder, wenn der Todeszeitpunkt nicht festgestellt werden kann, auf 100 Jahre nach der Geburt belaufen. Um möglichst viele Einträge zugänglich zu machen, wurden daher die Digitalisate der Geburten- und Heiratsnebenregister auf Schutzfristen geprüft und mit Hilfe einer eigens dafür entwickelten Anwendung seitengenau gesperrt. Wundern Sie sich also nicht, wenn Sie beim Durchblättern der Registerbände auf gesperrte Seiten stoßen; nehmen Sie dann gerne mit dem Personenstandsarchiv Kontakt auf (s.u.).
